سندها از کجا می‌آیند و به کجا می‌روند؟
معمولاً سندهای دریافتی از سه طریق به بخش ارزشیابی اسناد آستان قدس رضوی می‌رسد؛ وقف و اهدا، خرید سندهای ارزشمند و انتقال از ادارات وابسته به آستان قدس رضوی.
نخستین گامی که برای یک سند برداشته می‌شود، از بخش ارزشیابی آغاز می‌شود. آنچه به دست کارشناسان رشته تاریخ می‌رسد، ارزیابی می‌شود تا معلوم شود به عنوان یک سند، ارزش ثبت و نگهداری را دارد یا خیر. در گام دوم، سندهای دارای ارزش آماده‌سازی و طبقه‌بندی می‌شوند تا شناسنامه‌دار شوند.
مرمت اولیه در صورت نیاز، ثبت عنوان، سال و نام اهداکننده و موضوعاتی از این دست، باعث می‌شود مدارک به خانواده اسناد آستان قدس بپیوندند. اگر مطالعه عمیق‌تری درباره بعضی اسناد بخواهد صورت بگیرد که تبدیل به کتاب یا فهرست شوند، کارشناسان بخش پژوهش و مطالعات اسنادی آن را انجام خواهند داد.
اسناد کاغذی سرانجام به بخش مخازن اداره اسناد سپرده می‌شوند تا این اوراق ارزشمند جای خودشان را پیدا کنند. سپس اطلاعات اولیه‌شان اصلاح می‌شود و شماره ثبت دریافت می‌کنند. در ادامه، اطلاعات کلی آن‌ها وارد سیستم شده، پس از مرتب‌سازی و کارتن‌بندی به مخازن سپرده می‌شود. بخش مخازن آستان قدس در واقع قلب تپنده مدیریت اسناد است که گنجینه‌ای ارزشمند از سندها در آن نگهداری می‌شود؛ به همین دلیل این بخش از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. همچنین چند مخزن بزرگ در طبقه منهای دو کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی میزبان سندها است تا در شرایط کنترل‌شده، نگهداری و محافظت شوند. این بخش علاوه بر این‌ها، جایی است که با پژوهشگران و مخاطبان در ارتباط است و به مراجعه‌کنندگان از این راه خدمات داده می‌شود تا چرخه کامل شود.
پژوهشگر چگونه می‌تواند میان سندها جست‌وجو کند؟
اگرچه اقداماتی روی اسناد انجام شده است، هنوز کار برای جست‌وجوگرها سخت است. تعریف کلیدواژه‌ها و توصیف‌گرها برای جست‌وجوی تخصصی محققان در بخش نمایه‌سازی و مستندسازی انجام می‌گیرد.
آنچه کار یک محقق را راحت می‌کند، فعالیت‌هایی است که در این بخش انجام می‌شود. یکی از بخش‌هایی که با گذر زمان ارزش آن بیشتر عیان می‌شود بخش تاریخ شفاهی مرکز اسناد آستان قدس رضوی است که نتیجه ساعت‌ها مصاحبه و ثبت صوت و تصویر از کهنسالان و مطلعان مشهد است. اکنون بسیاری از بزرگان مشهد از میان ما رفتند اما صدا و اطلاعاتشان برای همیشه در بخش بایگانی تاریخ شفاهی آستان قدس به یادگار مانده است.